Explorando el impacto de IA9101 e IA9104 en su certificación AS9100

La organización de desarrollo de normas IAQG (International Aerospace Quality Group) está revisando AS9101 y AS9104, los estándares que deben seguir todos los organismos de certificación (CB) y auditores al realizar auditorías AS9100.

El objetivo de esta actualización es aclarar los requisitos de los programas de certificación y el modo en que los auditores realizan las auditorías e informan sobre ellas. Los cambios han sido aprobados y los documentos se encuentran actualmente en fase de traducción. Una vez publicados, todos los organismos de certificación realizarán la transición a los nuevos estándares al mismo tiempo. Todavía se está debatiendo el calendario de esta transición.

Los estándares actualizados llevarán el nuevo prefijo IA (International Aerospacial), en sustitución de los prefijos sectoriales actualmente en uso, como AS, JIS Q o SJAC, y EN.

Estos cambios repercutirán directamente en la forma en que los organismos de certificación realizan las auditorías, pero también -indirectamente- en las organizaciones aeroespaciales auditadas. En este artículo le ofrecemos una visión general de los cambios y de cómo le afectan.

IA9101 e IA9104/1 definen las normas que deben seguir los organismos de certificación y los auditores al ofrecer y realizar auditorías AS9100 para los sistemas de gestión de calidad (QMS) de aviación, espacio y defensa:

• IA9101: establece los requisitos para la realización de auditorías, como la notificación de hallazgos y la gestión de no conformidades.
• IA9104/1: establece normas para el funcionamiento de los programas de auditoría y el mantenimiento de la supervisión de las actividades de auditoría.

"Estos dos documentos por sí solos constituyen la mayor parte de lo que se nos exige a las empresas cuando nos evalúan nuestros grupos de acreditación”, afirma Amanda Brown, NSF Aerospace Scheme Technical Manager .

De hecho, IA9104/1 forma parte de una serie de estándares conocidos comúnmente como la "Trilogía", junto con IA9104/2 (requisitos para la supervisión de programas QMS de aviación, espacio y defensa) e IA9104/3 (requisitos para la formación, desarrollo, competencia y autenticación de auditores), que también fueron actualizados.

Enfoque de los procesos de compra basado en el riesgo

Según el requisito actual, cada año los auditores deben examinar los procesos de compra de las organizaciones. El nuevo documento adoptará un enfoque basado en el riesgo e incluirá este requisito en el muestreo de vigilancia como cualquier otro proceso. "La auditoría anual de las compras era necesaria en el momento en que se elaboraron los estándares, debido al riesgo que entrañaba este proceso. Tras la actualización, los auditores considerarán las compras como uno de los procesos que entrañan riesgo para la organización y no se les exigirá que las auditen cada año. Este cambio es un excelente ejemplo de cómo la industria supervisa y se adapta utilizando el pensamiento basado en el riesgo", afirma Brown.

Formularios simplificados

El cambio más significativo se ha producido en el Formulario 1, que es el informe de auditoría de la fase 1 y la misión de investigación asociada a la certificación inicial. "El actual Formulario 1 obliga a los auditores a dedicar mucho tiempo a rellenar un papel y anotar las pruebas asociadas a cada una de las cláusulas. El nuevo método permite una revisión de más alto nivel con la oportunidad de profundizar en las áreas donde están los riesgos del cliente", dice Brown.

Más claridad en los plazos y la terminología de los informes de no conformidad

El informe de no conformidad (NCR) es el documento utilizado para identificar y registrar los casos en que un proceso, producto o sistema no cumple los requisitos o estándares. Las nuevas normas aclaran los procedimientos de contención (medidas inmediatas para controlar y limitar el impacto de las no conformidades) y de repetición de no conformidades, con un calendario de actuación más definitivo y consecuencias más graves en caso de inacción.

Mayor interés por la auditoría de las TIC

Una vez realizada la transición, los organismos de certificación podrán llevar a cabo hasta el 50% de una auditoría a distancia utilizando tecnologías de la información y la comunicación (TIC). Entre los casos en los que se podrán aplicar las TIC se incluyen las auditorías de la fase 1, las auditorías de traslado (cuando una empresa se muda a otro BC) o los casos en los que una organización opera en un entorno digital desde ubicaciones remotas. "Las organizaciones están configurando sus negocios de forma diferente ahora. Muchas tienen modelos de trabajo remotos e híbridos y, por lo tanto, grandes partes de una auditoría pueden completarse utilizando las TIC. No necesitamos estar en sitio para mirar una pantalla cuando podemos hacerlo desde la comodidad de nuestra oficina", dice Brown. Cuando una organización no pueda facilitar una auditoría basada en las TIC, la auditoría seguirá realizándose en persona en las instalaciones del cliente.

Auditoría basada en el riesgo

Se utilizará una nueva herramienta llamada OCAP (Organization Certification Analysis Process) para analizar el perfil de riesgo de cada organización y determinar la duración adecuada de la auditoría y las áreas de interés. Este proceso requiere que las organizaciones faciliten información pertinente antes de que comiencen las auditorías y a lo largo de todo el ciclo de certificación. La herramienta OCAP se está incorporando a la base de datos OASIS.

Informe único para auditorías integradas

Actualmente, cuando una organización tiene un sistema de gestión integrado que combina dos o más estándares de sistemas de gestión de calidad aeroespacial (AQMS) (por ejemplo, 9100 con 9110 o 9100 con 9120), los auditores tienen que crear dos informes distintos, aunque estén auditando el sistema amalgamado del cliente una sola vez. El nuevo enfoque impulsará la creación de una auditoría única dentro de la base de datos OASIS y racionalizará la información recopilada para ella.

Opciones simplificadas de estructura de los centros

Con la normativa actual, hay una opción de sede única y cuatro opciones para sedes no únicas (multi-sede, campus, varias y complejo). Con la nueva normativa, sólo habrá tres opciones: centro único, campus y multicentro.

Cálculo obligatorio del tiempo de auditoría para la elaboración de informes y la planificación

Con la norma actual, las auditorías AQMS se calculan en función de la "duración de la auditoría", es decir, el tiempo dedicado a la auditoría, sin incluir los informes de auditoría. Cada OC añade entonces lo que necesite para la planificación y la elaboración de informes, sabiendo que no forman parte de la duración de la auditoría. Para crear igualdad de condiciones, las futuras normas incluirán un cálculo estándar para los informes y la planificación, de modo que todo el tiempo de auditoría se componga de la duración de la auditoría, más el tiempo dedicado a los informes y la planificación. El nuevo método exige un aumento mínimo del 20% de la duración para llegar al tiempo total de auditoría.

Más integraciones obligatorias con las solicitudes previstas de los estándares

Los documentos 9100, 9110 y 9120 tienen solicitudes previstas:

• 9100 es para cualquier organización de servicios o fabricación.
• El 9110 es para quienes realizan tareas de mantenimiento, reparación y revisión.
• 9120 es para la distribución de artículos de los que una organización no es fabricante.

Sin embargo, hasta ahora, un certificado 9100 también podía expedirse a un distribuidor o a una estación de reparación certificada, si así lo prefería la organización. En el futuro, las organizaciones tendrán que ajustarse más a las solicitudes previstas de estos estándares y complementar su AQMS existente con los requisitos vinculados a la naturaleza de su trabajo. Esto tiene repercusiones a muchos niveles, pero hay una salvedad que permite a una organización operar según los requisitos del cliente, por lo que es posible que pueda seguir operando una organización de distribución basada en la norma 9100 SI su cliente ha ordenado que este sea el estándar de elección.

Auditorías más largas para los AQMS integrados

En la actualidad, la duración mínima de las auditorías (tiempo dedicado a la auditoría) de las organizaciones AQMS integradas se calcula tomando la duración del estándar "principal" y añadiendo un 15% mínimo (redondeado al día 0,5 más cercano) por cada estándar adicional. Con arreglo a las futuras normas, las duraciones se calcularán para todas las normas aplicables y se utilizará la cifra más alta como base. Por cada estándar adicional, el aumento mínimo pasa del 15%+ al 50%. "Dado que la necesidad de auditorías integradas ha aumentado y que estas auditorías conllevan un nivel inherentemente mayor de complejidad y posiblemente de riesgo, las duraciones de las auditorías están aumentando para garantizar que los auditores dispongan del tiempo necesario para llevar a cabo una auditoría eficaz. Este cambio deberá tenerse en cuenta a la hora de presupuestar futuras auditorías", afirma Brown. Criterios de entrada más claros para el Programa de Vigilancia y Recertificación basado en el Rendimiento (PBS/RP). El PBS/RP es una opción para recompensar a quienes hacen un trabajo excepcional de rendición de cuentas mediante la reducción de la supervisión exigida a través de la actividad de auditoría CB. Esta reducción puede ser del orden del 50% anual, pero el coste de hacer lo necesario puede superar a menudo el ahorro de la auditoría. " Aunque puede que no resulte atractivo para todo el mundo, quienes se dediquen a implantar un sistema de gestión eficaz y de alto rendimiento pueden utilizar el SBP/RP como una forma de obtener alguna recompensa económica a cambio de su compromiso", afirma Brown.

A continuación le explicamos cómo pueden afectar estos cambios a su organización:

• Estructura contractual. Si tiene un solo centro, probablemente no verá muchos cambios. Si tiene más de un centro, tendremos que revisar sus registros y determinar si es necesario volver a cotizar.
• Tiempo de auditoría.Puede aumentar. Depende de su estructura actual y del tamaño de la organización.
• Conversión de los estándares AS estipulados contractualmente. Si los contratos con sus clientes exigen diferentes estándares 91xx, tendrá que facilitar una lista completa de los mismos, que se convertirán en estándares IA. Esto repercutirá en la duración de la auditoría.
• Preparación integrada para la auditoría. Como explica Brown, es posible que tenga que añadir nuevos estándares 91XX: "Si, por ejemplo, usted es una estación de reparación o un taller de diseño que también tiene una rama de distribución, y está operando bajo una 9100, es posible que desee prepararse para añadir 9110 o 9120 a sus certificaciones".
• Se requiere más documentación. Antes de las auditorías iniciales, de vigilancia y de recertificación, las organizaciones tendrán que presentar documentación adicional que las OC utilizarán para determinar el riesgo y la complejidad de la organización y la duración de la auditoría.

Junto con estas actualizaciones, el IAQG lanzó OASIS Insights en abril de 2025. Insights es una herramienta de evaluación comparativa que transforma los resultados de las auditorías AS9100 en información práctica. Después de cada auditoría, las organizaciones certificadas reciben automáticamente un informe que muestra cómo se clasifican en comparación con grupos de pares (anónimos) de tamaño y estructura similares. Este informe se cargará en su archivo de auditoría un par de días después de que se publique la auditoría. Cualquier persona con acceso de nivel 2 a su organización podrá ver estos informes.

Mientras la industria aeroespacial se prepara para la transición a estos estándares actualizados, NSF se compromete a mantener informados a sus clientes, apoyándoles a lo largo del proceso. "Aunque muchos detalles sobre los nuevos estándares de auditoría aún no están claros, creo que es importante informar a nuestros clientes lo antes posible de su impacto", afirma Brown. "Nuestro compromiso como empresa es asegurarnos de que servimos de altavoz entre las actualizaciones de la industria y las organizaciones certificadas y las que buscan certificarse en el futuro, para que puedan mantenerse informadas."