PDCA – Guía Paso a Paso para Establecer un SGC Eficaz desde Cero – Serie 1

Este es el primero de una serie de cuatro artículos que brindarán esta orientación.

Si tu objetivo para este año es obtener la certificación de tercera parte para tu organización, en NSF-ISR queremos ayudarte a obtener un alto retorno de inversión en esta decisión estratégica. A lo largo de 2025, publicaremos cuatro artículos trimestrales con tácticas claras para establecer un SGC efectivo desde cero. Te mostraremos cómo aplicar principios y herramientas “Lean” a los requisitos e intención de los Sistemas de Gestión de la Calidad/Negocios (SGC/SGN) basados en ISO 9001:2015, como:

• ISO 14001:2015 (Gestión Ambiental).
• ISO 45001:2018 (Salud y Seguridad Ocupacional).
• ISO 27001:2022 (Seguridad de la Información, Ciberseguridad y Protección de la Privacidad).
• ISO 50001:2018 (Gestión del Desempeño Energético).
• AS91XX:2016 (Serie de Normas para Aviación, Espacio y Defensa).

Estos artículos seguirán el enfoque PDCA: PLANEAR, HACER, VERIFICAR, ACTUAR.

En este primer artículo, nos enfocaremos en la fase PLANEAR, explicando cómo establecer el proyecto general y los resultados esperados en cuatro pasos.

Paso 1 – Definir el enfoque estratégico, las áreas de enfoque y los objetivos estratégicos de la organización

Las organizaciones con un enfoque estratégico claro presentan tres elementos:

• Una visión bien definida, o el "Por qué".
• Una misión, o el "Qué".
• Una estrategia articulada para alcanzarlos, o el "Cómo".

Las áreas de enfoque estratégico son la base de la estrategia organizacional. Determinan las iniciativas clave en las que la organización invierte tiempo, dinero y recursos para lograr sus metas a corto y largo plazo. En el contexto de este artículo, una de las áreas de enfoque estratégico para el año calendario es:
"Lograr la certificación de tercera parte para nuestra organización", lo que se convertirá en un objetivo estratégico.

Un ejemplo práctico es un taller de mecanizado de precisión que busca expandir su negocio apuntando a contratistas gubernamentales en su región. Así se aplicaría el Paso 1 para esta empresa:

• Visión: "Ser el principal taller de mecanizado de precisión para Aviación, Espacio y Defensa en Colorado".
• Misión: "Garantizamos la satisfacción del cliente proporcionando piezas mecanizadas con precisión, 100% a tiempo y sin defectos".
• Área de enfoque estratégico: "Mejorar la eficiencia organizacional a través de la certificación AS9100".
• Objetivo estratégico: "Asegurar $1M en ingresos mediante contratos con tres contratistas gubernamentales locales en los próximos dos años".

Paso 2 – Definir el alcance de la certificación

El alcance de la certificación debe entenderse y expresarse claramente en términos simples para reflejar:

• los productos y/o procesos que la organización fabrica o ejecuta.
• los mercados objetivo.
• factores internos relevantes, como valores, conocimientos y desempeño.

Este alcance también aparecerá en el certificado de tercera parte una vez obtenida la certificación. Siguiendo con el ejemplo del taller de mecanizado de precisión, una declaración de alcance simple podría ser:

"Mecanizado y acabado de precisión de productos diseñados por el cliente para las industrias de Aviación, Espacio, Defensa y Comercial".

Paso 3 – Definir los procesos de la organización

En este paso, la organización debe mapear y definir los diversos procesos que se requieren para entregar productos con calidad constante, dentro del costo y en el tiempo programado. Esto es esencial para comprender el negocio y para implementar los requisitos pertinentes de la norma internacional en la empresa.

Algunos procesos empresariales típicos incluyen:

• Ventas, cotización, revisión de contratos
• Gestión de programas y proyectos
• Diseño e ingeniería de productos
• Gestión de proveedores, compras y recepción
• Producción / manufactura / servicio
• Envío
• Mantenimiento y reparación de productos

Siguiendo el ejemplo del taller de mecanizado, los procesos se definirán de acuerdo con su operación específica.

Paso 4 – Definir el acta del proyecto y el plan del proyecto

El acta del proyecto identifica a un miembro de la alta dirección como patrocinador del proyecto y documenta el respaldo de los actores clave en cuanto al alcance, los objetivos y los entregables. Además, define el equipo del proyecto, incluyendo roles y responsabilidades. Si ocurren cambios importantes o contratiempos que afecten su alcance, objetivos y entregables, el acta del proyecto se actualiza y aprueba nuevamente.

El plan del proyecto proporciona detalles específicos para la ejecución de tareas y actividades, el seguimiento de hitos y la asignación de presupuesto.

Ejemplo de plantilla de encabezados principales para un acta del proyecto:

Ejemplo de plantilla para un plan del proyecto:

Al completar los pasos 1 al 4, estarás listo para iniciar la fase HACER (DO). Esta será detallada en el segundo artículo de la serie, que comenzará con ejemplos del acta del proyecto y del plan del proyecto completados.