Gestión interna de documentos

Es un imperativo empresarial que las organizaciones gestionen eficazmente la documentación de sus políticas y procesos internos. Cuando la documentación interna se gestiona eficazmente, se garantiza la coherencia y la estandarización y, en consecuencia, se mejora la eficiencia y la productividad.

El módulo de gestión de documentos internos NSF TraQtion® está diseñado para que las organizaciones tomen el control de sus documentos, procesos y políticas, eliminando la complejidad para que puedan ser más ágiles y actuar con mayor rapidez.

Los crecientes volúmenes de datos, los flujos de trabajo cada vez más complejos, las organizaciones con varias sedes, los trabajadores remotos y las cadenas de suministro en expansión pueden dificultar a las organizaciones el control de la documentación. El módulo de gestión de la documentación interna de NSF TraQtion® ofrece visibilidad sobre los documentos utilizados en su organización y proporciona confianza y coherencia. He aquí cómo:

• Los documentos pueden asignarse a categorías definidas por el usuario en las que pueden aprobarse internamente con control de versiones y fechas de caducidad de los documentos. Esto proporciona coherencia y visibilidad al ecosistema documental y permite configurar la estructura para que refleje su organización.
• Una vez aprobados, los documentos pueden compartirse rápidamente con proveedores y centros, con un seguimiento completo de qué documentos se emitieron y cuándo. De este modo se crea una pista de auditoría que permite realizar un seguimiento de la emisión e identificar qué documento y qué versión se ha emitido a quién.
• Una vez recibidos, los documentos pueden ser acusados recibo y aceptados por el proveedor o el centro receptor. De este modo se garantiza que los documentos han sido emitidos y aceptados por los destinatarios, lo que proporciona visibilidad y facilita la comunicación entre las partes.
• Se generan cuadros de mando que permiten supervisar los documentos y el progreso de su emisión y aceptación, aportando claridad y visibilidad para que pueda actuar con rapidez y mantenerse al tanto de todo.

Este módulo puede ayudar a organizaciones de cualquier tamaño que operen en cualquier sector. Los usuarios suelen ser responsables políticos o de control de documentos, así como gestores y jefes de equipo que gestionan áreas operativas.

El módulo de gestión documental interna ayuda a su organización a mantener una cultura documental positiva. Es una potente herramienta que le permite controlar la gestión eficaz de la documentación, reducir la duplicación y la obsolescencia y facilitar la comunicación y la colaboración. Garantiza que los procedimientos operativos estándar (POE) estén estandarizados, se mantengan actualizados y se implanten con eficacia.

Este módulo también puede utilizarse junto con otros módulos del ecosistema NSF TraQtion® para maximizar los beneficios de la colaboración y los datos compartidos.