Zertifizierung von Qualitätsmanagementsystemen (QMS) nach ISO 9001

ISO 9001 ist ein weltweit führender Standard für Managementsysteme. Er soll Unternehmen dabei helfen, wiederholbare Prozesse zu implementieren, um Produkte oder Dienstleistungen in hoher Qualität und zur Zufriedenheit ihrer Kunden zu liefern.

Sein Ursprung liegt in den Standards, die bereits in den 1950er-Jahren für die militärischen Beschaffungen entwickelt wurden. Diese Standards wurden später im britischen Standard BS 5750 verankert, der als erster Qualitätsmanagementstandard anerkannt gilt.

Die ISO 9001 wurde 1987 erstmals von der Internationalen Organisation für Normung (bekannt als ISO) veröffentlicht. Der Standard ist flexibel aufgebaut, sodass er von Unternehmen jeder Branche und Größe angewendet werden kann. Bis heute wurden fast eine Million ISO-9001-Zertifikate von akkreditierten Zertifizierungsstellen vergeben.¹

Dieser ganzheitliche Qualitätsansatz, der ein Unternehmen von oben nach unten und von innen nach außen betrachtet, macht die ISO 9001 zu einem wirkungsvollen Instrument mit vielfältigem Nutzen. Zertifizierte Unternehmen profitieren unter anderem von den folgenden Vorteilen:

• Höhere Kundenzufriedenheit
• Kontinuierliche Verbesserung
• Effektives Risikomanagement
• Robustere Lieferkette
• Weniger Mängel
• Engagiertere Belegschaft.

In einigen Branchen ist eine ISO-9001-Zertifizierung eine Voraussetzung bei Ausschreibungen (RFP). Sie kann daher einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil darstellen, wenn es um die Gewinnung neuer Aufträge geht.

Die neueste Version der ISO 9001 wurde 2015 veröffentlicht (bekannt als ISO 9001:2015). Sie umfasst zehn Abschnitte, die sogenannten Klauseln, die es einem Unternehmen ermöglichen, ein Rahmenwerk für Qualität aufzubauen. Um eine Zertifizierung zu erhalten, müssen Unternehmen nachweisen, dass sie alle Anforderungen jeder Klausel erfüllen.

Der Standard ist jedoch nicht vorschreibend. Sie überlässt es den Unternehmen, selbst zu bestimmen, auf welche Weise sie die Erfüllung der einzelnen Anforderungen nachweisen. So besteht beispielsweise keine Pflicht zur Erstellung eines Qualitätshandbuchs. Stattdessen kann ein Unternehmen die Kommunikationsmittel (z. B. eine Videobibliothek) auswählen, die am besten geeignet sind, um seine Qualitätsstrategie zu vermitteln und zu steuern.

Da die meisten Unternehmen in einem komplexen Umfeld mit Lieferketten, Kunden und weiteren Interessenvertretern agieren, müssen sie den sogenannten „organisatorischen Kontext“ in Bezug auf das Qualitätsmanagementsystem (QMS) analysieren. Interne und externe Interessenvertreter müssen identifiziert und die Rolle, die sie in Bezug auf das Qualitätsmanagement spielen, muss berücksichtigt werden. Wie wird beispielsweise die Qualität Ihrer externen Lieferanten sichergestellt? Könnte sie verbessert werden?

Auch die Unternehmensleitung muss in den Zertifizierungsprozess einbezogen werden. Sie müssen die für das Qualitätsmanagementsystem verantwortlichen Personen im Unternehmen unterstützen und ihnen die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stellen, um das System wirksam umzusetzen und aufrechtzuerhalten. Dabei ist zu beachten, dass der ISO-9001-Prozess kontinuierlich ist – die erforderlichen Ressourcen müssen dauerhaft verfügbar sein.

Wenn Sie eine Zertifizierung anstreben, sollten Sie zunächst ein Exemplar des Standards erwerben. Dieses erhalten Sie bei der ISO oder anderen Organisationen.

1. Sobald Sie der Standard gelesen und verstanden haben, empfiehlt sich die Teilnahme an einem ISO 9001-Schulungskurs (auf Englisch). Dies ist eine gute Möglichkeit, Ihr Verständnis zu vertiefen und herauszufinden, wie Sie den Standard in Ihrem Unternehmen umsetzen können.
2. Danach können Sie mit der Umsetzung der ISO 9001 beginnen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, kann es sinnvoll sein, eine Lückenanalyse durchzuführen, um den aktuellen Reifegrad in Ihres Unternehmens zu ermitteln. Auf diese Weise lässt sich erkennen, in welchen Bereichen Sie die Anforderungen des Standards bereits erfüllen oder wo Handlungsbedarf besteht. NSF bietet hierfür ein praktisches Online-Tool (auf Englisch) zur Unterstützung an.
3. Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie die Anforderungen der ISO 9001 erfüllt haben, sollten Sie eine akkreditierte, unabhängige Zertifizierungsstelle – beispielsweise NSF –beauftragen, Ihr Unternehmen anhand der Anforderungen des Standards zu prüfen. Der dafür erforderliche Zeitaufwand hängt von mehreren Faktoren ab, unter anderem von der Anzahl Ihrer Mitarbeitenden. Stellen Sie sicher, dass die für das ISO-9001-Qualitätsmanagementsystem verantwortlichen Personen während des Audits verfügbar sind.
4. Nach Abschluss des Audits spricht der Auditor eine Empfehlung für die Zertifizierung aus. Dabei kann er auch Bereiche benennen, in denen Ihr Unternehmen die Anforderungen des Standards noch nicht erfüllt hat. Bei geringfügigen Abweichungen erhalten Sie eine Frist, um diese zu beheben und Ihrer Zertifizierungsstelle Nachweise über die durchgeführten Maßnahmen vorzulegen. Bei schwerwiegenden Abweichungen ist in der Regel ein weiteres Audit erforderlich, um festzustellen, ob die Compliance in Bezug auf die betreffende(n) Klausel(n) erreicht wurde.
5. Erst wenn alle Anforderungen des Standards erfüllt sind, kann die Zertifizierung erteilt werden. Die ISO-9001-Zertifizierung ist ein wichtiger Meilenstein. Diesen Erfolg sollten Sie sowohl intern als auch extern mit Ihren Interessengruppen kommunizieren und sichtbar machen.

Der Erhalt Ihres Zertifikats markiert nicht das Ende des Prozesses. Die kontinuierliche Verbesserung steht im Mittelpunkt der ISO-9001-Zertifizierung. Zur Gewährleistung der Compliance gilt ein dreijähriger Auditzyklus: eins am Ende des ersten Jahres und ein weiteres am Ende des zweiten Jahres. Nach drei Jahren wird ein Rezertifizierungsaudit durchgeführt, mit dem der Zyklus von Neuem beginnt. Und im letzten Jahr eines jeden Zyklus findet ein Audit statt.

Nach erfolgreichem Abschluss wird die Zertifizierung für weitere drei Jahre erteilt, wobei der übliche jährliche Zyklus des Audits beibehalten wird. (Sollten sich Faktoren wie der Umfang Ihrer Zertifizierung oder die Größe Ihres Standorts ändern, muss der Zyklus des Audits möglicherweise angepasst werden).

Als eine vom ANSI National Accreditation Board (ANAB) akkreditierte externe Zertifizierungsstelle stellt die NSF weltweit Tausende von Zertifikaten aus. Unsere Fachleute verfügen über jahrelange direkte Erfahrung mit Qualitätsmanagementsystemen und können fundierte, relevante Branchenkenntnisse vorweisen. Dabei legen wir besonderen Wert auf exzellenten Kundenservice, was sich in den durchweg hohen Zufriedenheitswerten unserer Kunden widerspiegelt.

Die meisten gängigen Standards für Managementsysteme basieren auf ISO 14001 oder ISO 27001. Als solche folgen sie derselben Struktur. Diese wird als Anhang SL bezeichnet. Der Vorteil dieser einheitlichen Struktur ist, dass die Managementsysteme besser aufeinander abgestimmt und integriert werden können. Dies kann bei der Integration von zwei oder mehr Standards für Managementsysteme zu Effizienzsteigerungen in einem Unternehmen führen. Wir bei NSF unterstützen bei der Einführung und Integration mehrerer Standards. Kontaktieren Sie uns, um mehr über die Vorteile eines integrierten Managementsystems zu erfahren.

Unsere praxisnahen und interaktiven Schulungen behandeln die zentralen Prinzipien des ISO-9001:2015-Qualitätsmanagementsystems und vermitteln den Teilnehmenden ein klares Verständnis für die Anforderungen und deren Anwendung in realen Szenarien.

Erfahren Sie mehr über unsere Schulung zum internen Auditor nach ISO 9001:2015 (in englischer Sprache), die virtuell durchgeführt wird und online gebucht werden kann. Wenn Sie ein Team schulen möchten oder mehr als fünf Teilnehmende haben, wenden Sie sich bitte an unser Team für Inhouse-Schulungen.